Vid en internrevision kommer en kollega från en annan del av organisationen och pratar med dig och dina arbetskamrater om hur ni arbetar. Du kommer att bli ombedd att visa och berätta hur du utför en eller flera av de arbetsuppgifter som du har.
Varför gör man interna revisioner?
För att det dagliga arbetet ska fungera effektivt behöver vi kunna lita på att våra arbetskamrater utför sina arbetsuppgifter. Ett annat sätt att säga samma sak är att vi alla måste följa de rutiner som är överenskomna. Vid en internrevision kommer en kollega och undersöker om alla följer dessa rutiner samt om rutinerna fungerar på ett bra sätt.
…
Hur går en revision till?
Före revisionen
Innan en revision kommer du och dina kollegor bli informerade. Det kan ske muntligt eller skriftligt. Då får ni reda på vilken del av ert arbete som kommer att granskas. Kanske har du fått en länk till den här sidan som en del av den informationen.
Hur revisionen startar
Revisionen börjar med att revisorerna presenterar sig och berättar vad som kommer att ske. Antingen bjuds alla på avdelningen eller arbetsplatsen in eller så blir bara de som ska bli intervjuade inbjudna. Hur man gör bestäms från fall till fall.
Intervjuer
Därefter samtalar revisorerna med er som arbetar på avdelningen. Kanske har några blivit tillfrågade i förväg (för att kunna avsätta tid) men alla på arbetsplatsen kan komma att få besvara frågor.
Du som ska intervjuas behöver inte förbereda dig på något särskilt sätt. Syftet med revisionen är att undersöka om de arbetssätt som är bestämda följs och fungerar väl.
Om det framkommer att det finns en skillnad mellan hur ni arbetar och t.ex. de instruktioner som finns, så kommer revisorerna att rapportera det som en avvikelse.
Som medarbetare ska du berätta öppet och ärligt om hur du utför ditt arbete. Man ska aldrig försöka dölja om det finns skillnader mellan hur man arbetar och hur det står i instruktioner. Det är bra att känna till att praxis är att man aldrig pekar ut enskilda medarbetare vid revisioner eller nämner någon person vid namn i rapporteringen från en revision.
Vad är en avvikelse egentligen?
I lagstiftning, standarder och företags egna instruktioner finns det krav på hur saker ska vara och hur saker ska göras.
- Kraven kan vara övergripande såsom ”Den som driver ett företag ska veta hur företagets verksamhet kan påverka naturen negativt”. [Från miljöbalken]
- Kraven kan även vara väldigt precisa såsom ”Det ska finnas en dokumenterad miljöpolicy”. [från ISO 14001]
- Kraven kan även vara interna för ett visst företag såsom ”Alla anställd på XXX AB ska lämna in ansökan om sommarsemester senast den 27 mars”.
När ett krav inte uppfylls säger man att ”det finns en avvikelse”.
Den formella definitionen av en avvikelse är ”ett icke-uppfyllande av ett krav”.
Avvikelser som man finner vid intervjuer brukar rapporteras men det finns undantag.
- Om skillnaden mellan hur man göra och kravet är liten eller betydelselös brukar man inte rapportera den.
- Om det finns avvikelser brukar man välja att endast rapportera de viktigaste
Sammanställa insamlad information
När revisorerna fått svar på sina frågor sammanställer de alla svaren och skriver en kort rapport. I rapporten beskrivs hur väl beslutade arbetssätt följs och de relevanta avvikelser som framkommit. Enskilda medarbetare pekas inte ut i rapporten och nämns inte med namn.
Hur revisionen avslutas
Revisionen avslutas med att revisorerna presenterar sitt resultat för den ansvarige för verksamheten. Därefter skickas en skriftlig rapport till ledningen.
Vad blir resultatet av en internrevision?
Vad som ska hända med de brister, avvikelser och möjligheter till förbättringar som upptäcks, beslutas formellt av ledningen, men traditionen är en annan. Den chef som får kännedom om en brist, avvikelse eller förbättringsmöjlighet på sin avdelning förväntas agera.
Vanliga frågor och svar:
Måste vi åtgärda de saker som påpekas vid en revision?
Om man vid en internrevision upptäcker att man inte arbetar på det sätt som är bestämt eller, ännu värre, att man inte uppfyller lagar och förordningar, så måste det givetvis åtgärdas.
Vid interna revisioner identifiera man även möjligheter till förbättringar (s.k. ”observationer”). Dessa måste man inte göra något åt men man bör absolut ta dem till sig.
Att man arbetar med interna revisioner är ett sätt för högsta ledningen att säkerställa att man på alla nivåer arbetar med att utveckla och förbättra befintliga rutiner. Alltså läser den högsta ledningen rapporterna från de interna revisionerna med stort intresse.
Vilka är det som är interna revisorer?
Att vara intern revisor är inget heltidsuppdrag. De som är utsedda till interna revisorer arbetar i vanliga fall med helt andra sysslor. Detta innebär att alla revisorer vet hur det är att arbeta i verksamheten.
I en del organisationer förekommer det att man anlitar en konsult som intern revisor men de arbetar på samma sätt.
Det är ett medvetet val att inte ha heltidsrevisorer. Att vara intern revisor är ett intressant och utvecklande uppdrag som man har i några år. Sen bör någon annan få den möjligheten.
Kan vem som helst bli revisor?
I princip kan alla anställda bli intern revisor. Det som krävs är att man är bra på att kommunicera skriftligt och muntligt, har skinn på näsan, fantasi och arbetslivserfarenhet. Dessutom bör man vara positiv till utveckling och förbättring av arbetssätt.
Behövs verkligen interna revisioner? Borde inte varje arbetsplats och varje chef själv kunna göra det?
Erfarenheten visar att både chefer och medarbetare ofta har så fullt upp med att sköta det dagliga och att man inte tar sig tid till att se över hur man arbetar och de dokument som ska styra. Förändra gör man när det behövs och då sker det många gånger utan att man funderar på de risker det kan föra med sig.
Med interna revisioner som genomförs en eller ett par gånger om året får varje arbetsplats en ”puff” och hjälp med att se över sina arbetssätt och instruktioner. Även genomförda förändringar undersöks.
Om du är ansvarig för en verksamhet som ska revideras, eller kanske bara nyfiken på hur din chef bör förbereda sig, så läs sidan ”För dig som är ansvarig för en verksamhet som ska revideras”