Hur man genomför interna revisioner är väldigt olika beroende på organisationens storlek och tradition. I en del större organisationer är de interna revisionerna väldigt lika de revisioner som genomförs av certifieringsföretagen. I mindre organisationer är de ofta väldigt informella.
Hur man genomför en enskild revision i detalj beskrivs inte här men det ingår som en central del av alla utbildningar.
Planera en enskild revision
Den som utsetts till revisionsledare (RL) granskar den information som finns i revisionsprogrammet samt om den tid och de resurser som avsatts är tillräckliga för att uppnå revisionens syfte. Om RL anser att tid och resurser är feldimensionerade eller om den informationen som finns i programmet inte är tillräcklig för att genomföra en värdeskapande revision kontaktas revisionssamordnaren. Vid behov justerar revisionssamordnaren resurserna eller revisionens syfte.
Tids- och resursplanering
RL kontaktar övriga revisorer i revisionsteamet och kontrollerar när under den angivna perioden revision kan ske.
RL kontaktar sedan den som är ansvarig för den process eller enhet som ska revideras och
- Informerar om den kommande revisionen
- Bestämmer datum och tider för revisionens aktiviteter
Om så är möjligt bör man även bestämma tid och plats för ett s.k. inledande möte.
RL skriver en plan för revisionen och skickar denna till revisionsteamet, revisionssamordnaren och till den ansvariga för den process eller enhet som ska revideras.
Den ansvariga för den process eller enhet som ska revideras informerar berörda medarbetare och bokar in de personer som behöver finnas tillgängliga. RL bör påminna de ansvarige om detta!
RL bokar in eventuella förberedelsemöten för revisionsteamet.
Förbereda en enskild revision
RL inhämtar i god tid inför revisionsdagen den dokumentation som ska användas som underlag och skaffar sig en överblick över denna.
RL beslutar hur revisionen ska läggas upp, vilka intervjuer som ska göras och hur arbetet inom revisionsteamet ska fördelas.
RL informerar teamet om planen och fördelar ut de förberedelser som behöver göras (skriva frågelistor mm).
Respektive revisor förbereder de avsnitt de blivit tilldelade.
Genomföra och rapportera en enskild revision
Inledande möte
Om så är inplanerat genomför RL ett inledande möte och informerar berörda chefer och medarbetarna på den enhet som besöks om:
- varför revisioner genomförs
- hur intervjuerna kommer att ske
- syftet med just denna revision samt
- tider för revisionens aktivteter
Syftet med mötet är att underlätta de kommande intervjuerna samt marknadsföra ledningssystemet om ett sätt att förbättra verksamheten.
Intervjuer
Revisorerna genomför intervjuer, observerar arbetet samt granskar resultatdokument för att få svar på sina frågeställningar.
Dokumentera revisionen
Revisorerna dokumenterar de iakttagelser som är av relevans och dokumenterar dessa
Revisorerna sammanställer en preliminär revisionsrapport och förbereder det avslutande mötet
Avslutande möte
Syftet med det avslutande mötet är att presentera de relevanta iakttagelser som gjorts under revisionen för den som är ansvarig för verksamheten som reviderats, t.ex. ett kontor eller stab.
Genomförande av avslutande möte
På det avslutande mötet ska ansvarig för den del av verksamheten som reviderats (kontor/affärsområde/stab) delta. I undantagsfall får en ersättare skickas men denne har då med automatik mandat att acceptera eventuella avvikelserna.
RL leder mötet och presenterar resultatet av revisionen.
Nya fakta som kommer fram på det avslutande mötet kan innebära att man behöver ändra i den preliminära revisionsrapport man hade med sig till mötet.
RL informerar den ansvarige för verksamheten om vad som åligger denna.
RL sammanfattar resultatet av mötet och avslutar det.
Färdigställa revisionsrapporten
RL färdigställer revisionsrapporten och skickar ett mail till:
- revisionssamordnaren,
- den ansvariga för den del av verksamheten som reviderats och
- övriga revisorer som deltagit i revisionen
och berättar av rapporten är publicerad och var. Det kan vara lämpligt att ange sökväg eller länk till filen.
Arkivering/makulering av materiel från revisionen
Respektive revisor ansvarar för att anteckningar och utskriva dokument hanteras på ett lämpligt sätt. Eventuella känsliga uppgifter och materiel med person- eller kunduppgifter ska alltid makuleras/förstöras.
Övrigt material kan sparas men det finns inget krav på att så sker.
Efter revisionen
Vad som händer efter revisionen är att ledningen (ibland är det delegerat till chefen för den enhet som reviderats) går igenom repporten och bestämmer vem som ska ta emot och hantera förbättringsmöjligheterna.