Vad du som chef ska göra vid en internrevision
Som chef ska du se en internrevision som en möjlighet till att få din verksamhet genomlyst av en kunnig revisor.
Innan du läser texten nedan bör du ha läst sidan ”För dig som ska bli intervjuad”. Där får du en bild av hur revisionen kommer att gå till och hur det kommer vara för dina medarbetare.
Inför en revision
När du fått reda på att det ska bli en intern revision på din arbetsplats är det viktigt att du informerar dina medarbetare och berättar att du ser det hela som en möjlighet att få det sätt som ni arbetar på genomlyst av välvilliga och kompetenta revisorer.
Det är viktigt att du som chef får alla berörda att se revisionen som någonting positivt som kommer att hjälpa er.
Du måste se till att revisorerna och medarbetarna får den tid som behövs för intervjuerna. Intervjuarna ska i den mån det går utföras på medarbetarnas vanliga arbetsplats. Där känner sig medarbetarna trygga och de har också möjlighet att visa de arbetsmoment som intervjuerna handlar om.
För vissa yrkesgrupper går det bra att besvara frågor samtidigt som de utför sina arbetsuppgifter men för andra måste kanske tid och mötesrum bokas in. Om du är osäker på vad som är lämpligt, kontakta revisorerna.
Under revisionsdagen
Se till att du är tillgänglig och hjälper till så att det flyter men var varsam med din närvaro så att du inte försvårar en öppen dialog mellan revisorer och dina medarbetare.
En vanlig komplikation är att någon av de personer som ska intervjuas får förhinder. Där måste du som chef vara proaktiv och se till att det finns lämpliga personer att intervjua.
När du fått revisorernas rapport fokusera på hur du ska använda informationen för att utveckla din verksamhet.
Du kommer troligtvis att få en eller flera avvikelser som du måste ta tag i. Hur du ska hantera det kan du läsa om nedan.
Efter revisionen
Det första du bör göra efter revisionen är att noggrant läsa igenom revisorernsrapporten. Om du finner oklarheter bör du fråga revisorerna och be om förtydliganden.
Du ska givetvis informera dina medarbetare om resultatet av revisionen. Tänk på att behålla den positiva tonen. Har revisorerna påpekat brister kan man ibland (omedvetet) ha en tendens att se dem som fiender, men det är de inte.
Avvikelser och förbättringsförslag
Vid revisionen identifierades troligtvis ett antal avvikelser och förbättringsförslag. Troligtvis kommer det bli din uppgift att ta tillvara på dessa. Läs mer om det på sidan ”Arbetsgången för att ta hand om en förbättringsmöjlighet”.
Hur tror du att din ledning ser på den interna revisionen
Revisorerna arbetar på uppdrag av ledningen. Men vad är det som avgör vilka enheter som ska bli reviderade och vad revisionerna ska riktas in mot ? Läs mer på sidan ”För dig som sitter i ledningen”.