FÖR DET FÖRSTA!
Det är med ledningssystem som med ekosystem. De är abstrakta ”konstruktioner” som man inte kan ta på. Men när man väl förstår dem så kommer man inse ”saker” och kommer kunna fatta bättre beslut.
FÖR DET ANDRA!
Ordet ”ledningssystem” är ett substantiv precis som ordet ”vattenledningssystem”. Det är dock en dålig liknelse. Det är som att tänka att kärlek består av samma sorts materia som man tillverkar plasthjärtan av. Mer om den felaktiga förklaringen av vad ett ledningssystem en bit längre ner.
Vad är ett ledningssystem?
Ytterst förenklat:
Ledningssystemet är Ledningens System för att styra verksamheten!
Lite mer utförligt beskrivet:
En organisation har ett ledningssystem när
Ledningen har
a) infört styrning (styrmedel)>1
b) utvärderar hur väl styrningen fungerar>2 samt
c) justerar styrningen när så behövs.
>1 Givetvis måste ledningen välja och utforma styrmedel efter vad som behövs och är lämpligt.
Vad som behövs och lämpligt beror på sådant som riskerna i verksamheten, hur viktigt det är att slutresultatet uppfyller alla krav samt organisationens storlek och medarbetarnas kompetens.
>2 En fungerade styrningen innebär både
– att arbetet utförs på beslutat sätt, och
– att resultatet av arbetet är bra nog
Lite om styrmedel och
Ledningssystem vid fler chefsskikt
I en organisation med två chefsnivåer (VD och avdelningschefer) överlåter givetvis VD:n till avdelningscheferna: att
1) att välja, utforma och införa styrmedel
2) att utvärdera hur väl styrningen fungerar
3) att justera styrningen när så behövs.
Men hur ska VD:n överlåta eller delegera det ansvaret
men ändå fortsatt kunna vet att det fungerar?
VD:n kan ta fram:
- Befattningsbeskrivningar där respektive avdelningschef ansvar och befogenheter finns med.
VD:n beskriver givetvis chefernas ansvar att införa styrning, följa upp resultat samt vidta åtgärder när det behövs. Dessutom beskrivs gränserna mellan de olika chefernas ansvarsområden. - Rutinbeskrivning (skriven instruktion) för hur man ska ta fram, publicera och underhålla olika typer av ”styrande” dokument
Ett ofta använt styrmedel är dokument som anger hur saker ska vara eller hur arbete ska utföras.
Några typiska exempel:
– Process- och flödesbeskrivningar
– Instruktioner för hur kritiska aktiviteter ska utföras
– Befattnings- och rollbeskrivningar (såsom punkt 1 ovan)
– Mallar och blanketter som ska användas då någonting ska dokumenteras. - Nyckeltal (mått) som ger information om väl en avdelning fungerar.
Med hjälp av nyckeltalen kan VD:n övervaka att avdelningen ”levererar”. Nyckeltalen kommer dessutom att på ett väldigt effektivt sätt tala om för chefer och medarbetare vad VD anser vara viktigt.
Nyckeltal kan handla om hur stor volym avdelningen leverera, hur mycket det kostar per levererad enhet och hur stor miljöpåverkan som uppstår per levererad enhet.
. - Mål som anger vad avdelningen ska prestera.
Ett enkelt sätt att sätta mål är att använda sig av nyckeltalen.
Exempel 1 på ett mål:
– Producerad volym ska öka från 100 till 120 st. i månaden.
– Målet ska vara uppfyllt från och med kvartal 1 nästa år.
Exempel 2 på ett mål:
– Andelen ej godkända leveranser ska vara lägre än 1%.
– Målet ska vara uppfyllt från och med kvartal 1 nästa år.
Det finns mycket mer att säga om styrmedel men ovanstående räcker för den här förklaringen av vad ett ledningssystem är.
Ett ”levande” eller ”dött” ledningssystem
En organisation har ett ledningssystem när Ledningen har
1) infört styrning,
2) utvärderar hur väl styrningen fungerar samt
3) justerar styrningen när så behövs.
Ett ”levande ledningssystem” har man
när ledningen och chefer:
– är trogna mot beslutade arbetssätt>3,
– återkommande och frekvent utvärderar hur det fungerar samt
– justerar och förbättrar verksamheten
. med sina framtagna styrmedel>4 när så behövs.
>3 Trogna mot beslutade arbetssätt är en chef när hen
– själv följer beslutade arbetssätt utan att gnälla
– tillrättavisar andra som inte följer dem
. (på ett trevligt och pedagogisk sätt)
– promotar arbetssätten
>4 Ett kortsiktigt effektivt men långsiktigt vanskligt/farligt
sätt som en chef kan använda för att förändra hur man arbetar
är att ”säga till folk på skarpen”.
Att kommunicera tydligt och kraftfullt är givetvis bra men
om man inte samtidigt ändrar i de formella styrmedlen
(befattningsbeskrivningar, instruktioner mm)
så kommer chefen att ”ogiltigförklara” dessa styrmedel.
När det som chefen ”säger” inte stämmer med chefen ”skrivit”
så säger chefen indirekt att det som står i policyer, instruktioner mm
inte stämmer och då kommer medarbetarna att sluta ”läsa”.
Ledningssystemet är inte levande (d.v.s. dött)
om ledningen och chefer:
– inte själva arbetar på beslutade sätt,
– inte utvärderar att styrmedlen fungerar eller
– ändrar hur man ska arbeta på ett annat sätt
. än med de framtagna styrmedlen
Med ovanstående definitioner så kan vi konstatera att det ofta finns delar av en organisation där det är ganska ”dött” samtidigt som det finns andra delar som sjuder av liv.
Men det räcker faktiskt inte att man har ett ”levande” ledningssystem för att vara framgångsrik. För det krävs att organisationen fullt ut nyttjar ”ledningssystemskonceptet” samt har ett aktivt förbättringsarbete med fokus på det som är viktigt för sin långsiktigt konkurrenskraft.
Att du tar en promenad tre gånger i veckan är givetvis bättre än att du inte gör det men det krävs mer för att tillhöra eliten i gång.
Ett riktigt bra ledningssystem
En organisation har ett riktigt bra ledningssystem
när ledning, chefer och medarbetare
i dynamisk och harmonisk samverkan och
med fokus på det viktiga för långsikt framgång:
- förbättrar hur man arbetar och säkrar att det förbättrade
arbetssättet får genomslag genom information, utbildningar
och vid behov instruktioner - följer upp att man fått en förbättrad prestanda men
utvärderar även om den införda styrningen fungerar väl - justerar det nya arbetssättet och styrningen när så behövs.
Den felaktiga förklaringen av vad ett ledningssystem är
En del säger att en organisation ledningssystem är de instruerande dokument som man tagit fram och kommunicerat till sina medarbetare.
Det är förståeligt att det är en populär beskrivningen eftersom det blir så konkret vad ledningssystemet är, men den är tyvärr fel då den missar själva essensen i vad ett ledningssystem är.
Bevis på att det är fel
Man får ingen förändring i verkligheten genom att skapa en hemsida med information om hur medarbetarna ska arbeta! Det är lika fel som tro att man blir ett framgångsrikt företag bara genom att publicera en bokslutsrapport med vinst.
Certifierade ”lik”
Det finns organisationer som tagit fram bra beskrivningar på hur de arbetar; kompletta med befattningsbeskrivningar, rutiner för dokumentstyrning, nyckeltal och mål. Det är även vanligt att man lyckat få ett certifikat som ”bevis” på att man har ett fungerade ledningssystem.
Sådana system kan ”väckas till liv” och bli levande men de förblir ofta en sorts ”Frankensteins monster”. Förvisso levande men ofta mer ett hinder än ett verktyg för att utveckla organisationen.
Mer om hur man får till ett väl fungerade ledningssystem vid ett annat tillfälle.
Ledningssystem med viss inriktning
Alla organisationer har någon form av ledningssystem men man brukar inte börja använda sig av begreppet ”ledningssystem” förrän man ska arbeta mer systematiskt med något sakområde såsom kvalitet eller miljö.
Kvalitetsledningssystem
Ett ledningssystem för kvalitet är inriktat på att till kunderna leverera på det sätt som man avtalat om. Man brukar i kvalitet framhålla att även kundernas outtalade men underförstådda krav ska uppfyllas.
Beställer man en öl på en bar antar man att men även får ett glas utan att behöva betala extra.
Miljöledningssystem
Ett ledningssystem för miljö är typiskt inriktat på
– att minska den negativa miljöpåverkan
– att minska risken för utsläpp och förorening
Organisationer som kan ha en positiv miljöpåverkan ska givetvis använda sitt miljöledningssystem för att öka denna.
Mer om standardiserade modeller for ledningssystem kan du läsa på en annan sida på denna site.
”Integrerade” ledningssystem
När man behöver arbeta med både kvalitet och miljö bör man använda samma uppsättning styrmedlen för båda sakområdena.
- I befattningsbeskrivningar anges ansvaret för både kvalitet och miljö
- I rutinbeskrivningarna anges hur man ska arbeta för att både kvaliteten och miljöpåverkan ska bli som bäst
- Det finns nyckeltal som ger information hur väl man lyckas med både kvalitets- och miljöarbetet
- Det finns mål som anger hur mycket man förbättra sin prestanda för båda områdena.
Ett ledningssystem som har flera syften kallas av historiska skäl för integrerade ledningssystem. Men det kan, när man ska analysera hur väl ett ledningssystem fungerar, vara lämplig att tänka på det som flera ledningssystem som är ”inflätade” i varandra.
Kan en organisation ha flera ledningssystem ?
Allt levande på moder jord är en del av moder jords ekosystem. Förändringar i en del av ekosystemet får effekter i andra delar av ekosystemet. Trots det pratar vi om ”ekosystemet i Amazonas”. Anledningen att vi uttrycker oss på det sättet är att vi tänker på det sättet. Att tänka på hela ekosystemet samtidigt gör att vi inte kan ”zooma in” på detaljerna.
Av samma skäl pratar man även i en organisation om sina olika ”delsystem” son självständiga system. I vissa fall har man omvandlat systembegreppet till betyda en viss typ av programvara.
Om du ber ekonomichefen beskriva organisationens ekonomsystemet kommer hen att börja prata om programvaran för bokföring och fakturering. Om du istället ber ekonomichefen beskriva det sätt och den systematik som man använder för att säkerställer en sund ekonomi så kommer ekonomichefen behöva tänka till innan hen svarar.
En organisation har ett riktigt bra ledningssystem
när ledning, chefer och medarbetare
i dynamisk och harmonisk samverkan och
med fokus på det viktiga för långsikt framgång
- förbättrar hur man arbetar och säkrar att det förbättrade
arbetssättet får genomslag genom information, utbildningar
och vid behov instruktioner - följer upp att man fått en förbättrad prestanda men
utvärderar även om den införda styrningen fungerar väl - justerar det nya arbetssättet och styrningen när så behövs.
Läs mer
- Styrmedel för ledning
- Ledningssystem och processer